Entreprise
Dans le cadre de la refonte de ses services support, groupe Franco-Marocain constitué de plusieurs filiales, très bien implanté dans le secteur du BTP, recrute sur Mohammédia un: Responsable ADV
Poste
Le rôle du responsable ADV est de superviser toutes les opérations liées à la gestion et à la facturation des produits commandés par nos clients, depuis le traitement du bon de commande jusqu’à l’organisation de la livraison au client et la réception de la marchandise par le client. Il/ elle est le garant du respect du process vente et de la collecte de tous les documents permettant une facturation, une livraison et un paiement dans les plus brefs délais. Il/ elle est également le point de contact principal pour la résolution des litiges clients.
- Gestion des commandes & expéditions clients:
- Suivi des commandes disponibles vs à commander et communication le cas échéant des délais de livraison aux clients
- Après saisie des bons de commandes par le chargé de devis clients et après réception des bons de livraison cachetés ou du bon de réception fournisseur, émission de la facture et envoie au client
- S’assure que la livraison et la facturation ont fait l’objet au préalable d’un bon de commande et dans le cas contraire, informe le commercial au plus vite pour obtention du document manquant
- Collecte et archivage physiques et électroniques de l’ensemble des pièces collectées et nécessaires à la facturation et au paiement des clients (devis, bon de commande, bon de livraison, bon de réception, facture)
- Veille au respect du formalisme à respecter pour les clients grands comptes
- Contrôle quotidien et analyse des commandes reçues mais non encore facturées
- Contrôle quotidien des bons de livraison non retournés par les transporteurs, sur la base des informations mises à jour par le responsable Magasin
- Archivage électronique des bons de livraisons et des factures sur GED (système de facturation)
- Exceptionnellement, préparation de bons de livraison provisoires et régularisation des livraisons sur système
- Facturation des prestations de service en coordination avec le SAV sur base des bons de commande et bons de livraison reçus
- Facturation:
- A réception des bons de livraison cachetés, facturation des clients (pour le matériel livré ou la prestation réalisée)
- Veille au respect des conditions tarifaires prévues dans les CGV et conditions particulières et s’aligne avec le service chargé de devis et le service commercial en cas d’écart
- Organisation du planning du coursier pour le dépôt des factures sur les villes proches de Casablanca
- Prise de contact avec les messageries pour dépôt des factures sur les villes plus éloignées
- Collecte et contrôle des accusés réception des factures par les clients
- Extraction du chiffre d’affaires du jour et revue des litiges en cours (BL manquant, BC manquant, factures non réceptionnées, factures non enregistrées par le client dans sa comptabilité, retard de livraison, etc.)
- Préparation et suivi des dossiers de leasing avec nos clients et leurs banques
- Coordination avec les douanes pour les exportations
- Coordination avec le service Recouvrement et Trésorerie des encaissements attendus dans le cadre d’un contrat de factoring ou d’un contrat de leasing (contrat tripartite entre la banque et le client pour la location en crédit bail par le client de matériel du Groupe et paiement immédiat du matériel par la banque au Groupe)
- Communication au service recouvrement en cas de blocage d’une commande du fait de l’atteinte de la limite de crédit autorisée et communiquée par l’assurance crédit.
- Met en place l’alternative proposée par le service recouvrement (demande de chèque pour la partie qui dépasse la limite de crédit, paiement des factures échues, paiement comptant, déblocage exceptionnel de la commande).
- Déblocage des commandes bloquées sur validation du service recouvrement
- Affectation commerciale des clients
- Gestion des litiges clients:
- Coordination avec les clients et les services internes au Groupe des litiges clients (BL manquant, BC manquant, factures non réceptionnées, factures non enregistrées par le client dans sa comptabilité, retard de livraison, etc.) afin de ne pas retarder les paiements
- Préparation du dossier pour les créances et les clients transférés à l’assurance crédit
- Coordination avec les équipes compta clients, le magasin et les commerciaux pour trouver la solution en cas de litige
- Identification du ou des points bloquants (documents manquants, écart entre le devis et la facturation, écart entre la facturation et la livraison, bon de livraison non signé/ non visé par le client)
- S’assure que les retours ont été contrôlés et sont retournés en stock avant établissement de l’avoir
- Collecte des approbations nécessaires en interne avant émission d’un avoir
- Etablissement et enregistrement des avoirs (retour marchandise ou avoir financier)
- Traitement et enregistrement des réclamations clients sur système et archivage des échanges
- Alerte les équipes business/ commerciales lorsque des factures clients tardent à être enregistrées par nos clients, et donc restent impayées.
- Mise à jour de la base de données clients:
- Création des prospects et ouverture des comptes clients dans l’ERP sur la base des fiches clients remises par le service Chargé de devis et des délais de paiement et des limites de crédit communiqués par le Service Recouvrement
- S’assure que les nouveaux prospects/ clients sont créés avec comme délai de paiement un paiement comptant pour leurs premières commandes
- Divers:
- Gestion du stock de consignation (mouvements informatiques, facturation, contrôle du stock)
- Optimisation du service ADV à partir d’indicateurs de performance spécifiques
Profile recherché
Pré requis & compétences :
- Bac +3
- Première expérience au sein d’un service ADV (> 4 ans)
- Excellent sens du contact
- Rigueur dans le contrôle du process achat et la gestion des dossiers de factoring
- Capacité de négociation et persuasion
- Connaissances en comptabilité et en logistique
- Connaissance du marché et de ses acteurs et du process d’appel d’offres au Maroc
Les « savoir-faire » comportementaux :
- Être diplomate
- Gestion du stress
- Capacité de négociation
